Perubahan dunia kerja berlangsung semakin cepat. Berdasarkan The Future of Jobs Report 2025 dari World Economic Forum, sekitar 39% keterampilan pekerja diperkirakan akan berubah atau menjadi kurang relevan selama periode 2025–2030.
Kondisi ini membuat perusahaan perlu lebih aktif meningkatkan kompetensi SDM agar tetap mampu mengikuti tuntutan pekerjaan yang terus berkembang. Salah satu langkah yang efektif adalah melalui cara mengadakan in house training yang dirancang sesuai kebutuhan perusahaan.
Pelatihan internal memungkinkan materi lebih relevan, waktu lebih fleksibel, serta pembelajaran dapat langsung diterapkan pada aktivitas kerja sehari-hari. Lalu, bagaimana cara mengadakan in house training administrasi perkantoran yang tepat sasaran? Berikut langkah-langkah yang perlu disiapkan perusahaan.
1. Tentukan Kebutuhan dan Tujuan Pelatihan
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Jangan langsung menentukan materi sebelum mengetahui kompetensi apa yang perlu ditingkatkan.
Beberapa cara sederhana untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan antara lain:
- Melakukan evaluasi kinerja karyawan.
- Berdiskusi dengan kepala divisi.
- Mengumpulkan masukan dari karyawan.
- Meninjau perubahan sistem kerja atau teknologi yang digunakan.
Setelah kebutuhan ditemukan, tentukan tujuan pelatihan secara jelas. Misalnya meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen digital, memperbaiki pelayanan administrasi, atau meningkatkan kemampuan menyusun laporan yang lebih akurat.
Tujuan yang jelas akan memudahkan penyusunan materi sekaligus menjadi acuan dalam mengukur keberhasilan pelatihan.
2. Pilih Karyawan yang Perlu Mengikuti Pelatihan
Tidak semua pelatihan harus diikuti seluruh karyawan. Pemilihan peserta perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bagian.
Sebagai contoh, pelatihan administrasi perkantoran umumnya lebih relevan untuk:
- Staff administrasi.
- Front office.
- Sekretaris.
- Office administrator.
- Staff HR yang menangani administrasi.
- Supervisor administrasi.
Dengan peserta yang tepat, proses belajar menjadi lebih efektif karena materi benar-benar sesuai dengan pekerjaan sehari-hari.
3. Susun Materi Administrasi Perkantoran Sesuai Kebutuhan
Materi merupakan inti dari keberhasilan pelatihan. Hindari memberikan materi yang terlalu umum apabila perusahaan memiliki kebutuhan yang spesifik.
Materi administrasi perkantoran biasanya mencakup:
- Pengelolaan Dokumen
Peserta mempelajari sistem pengarsipan, pengelolaan dokumen digital, keamanan data, hingga standar administrasi modern.
- Penyusunan Surat dan Laporan
Materi ini membantu peserta memahami teknik membuat surat bisnis, notulen rapat, memo, hingga laporan administrasi yang profesional.
- Pelayanan Administrasi
Pelatihan juga dapat membahas komunikasi bisnis, pelayanan internal maupun eksternal, serta etika kerja administrasi.
Apabila perusahaan menginginkan kompetensi yang lebih terstruktur, materi dapat dipadukan dengan program Training Sertifikasi Administrasi Perkantoran yang tersedia di Duta Training.
Program tersebut dapat menjadi referensi bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kompetensi staf administrasi sekaligus mempersiapkan sertifikasi sesuai kebutuhan.
Baca juga: In House Training Document Control PT Power Bhimasena
4. Pilih Trainer dan Penyedia In House Training
Trainer memegang peranan besar dalam keberhasilan pelatihan. Pengalaman kerja, kemampuan mengajar, serta pemahaman terhadap kebutuhan industri menjadi faktor penting yang perlu dipertimbangkan.
Saat memilih penyedia pelatihan, perhatikan beberapa hal berikut:
- Memiliki trainer berpengalaman.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
- Menyediakan studi kasus yang relevan.
- Memiliki rekam jejak pelatihan yang baik.
- Memberikan evaluasi hasil pelatihan.
Trainer yang memahami kondisi lapangan biasanya mampu memberikan contoh-contoh nyata sehingga peserta lebih mudah memahami materi.
5. Tentukan Jadwal dan Lokasi Pelatihan
Penjadwalan sering menjadi tantangan karena perusahaan tetap harus menjaga operasional berjalan normal.
Beberapa tips yang dapat dilakukan antara lain:
- Mengadakan pelatihan pada hari dengan beban kerja lebih ringan.
- Membagi peserta menjadi beberapa gelombang jika diperlukan.
- Menentukan durasi pelatihan sesuai target materi.
Untuk lokasi, perusahaan dapat menggunakan ruang meeting internal atau memilih lokasi di luar kantor apabila membutuhkan suasana belajar yang lebih kondusif.
Yang terpenting, peserta dapat mengikuti pelatihan tanpa banyak gangguan pekerjaan rutin.
6. Siapkan Sarana dan Metode Pelatihan
Pelatihan yang baik tidak hanya bergantung pada materi, tetapi juga didukung fasilitas yang memadai.
Beberapa sarana yang perlu dipersiapkan meliputi:
- Laptop atau komputer.
- Proyektor.
- Modul pelatihan.
- Koneksi internet.
- Peralatan praktik administrasi.
Selain itu, gunakan metode pembelajaran yang bervariasi seperti:
Presentasi Interaktif
Trainer menjelaskan konsep disertai diskusi bersama peserta.
Studi Kasus
Peserta memecahkan masalah administrasi yang sering ditemui di lingkungan kerja.
Simulasi
Peserta langsung mempraktekkan pembuatan dokumen, pengarsipan, atau pelayanan administrasi sehingga pembelajaran lebih mudah dipahami.
Metode yang interaktif biasanya membuat peserta lebih aktif dan materi lebih mudah diingat dibandingkan hanya mendengarkan penjelasan.
7. Lakukan Evaluasi dan Tindak Lanjut
Pelatihan tidak berhenti setelah sesi selesai. Perusahaan perlu melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah tujuan pelatihan telah tercapai.
Evaluasi dapat dilakukan melalui:
- Tes sebelum dan sesudah pelatihan.
- Penilaian praktik peserta.
- Kuesioner kepuasan.
- Monitoring kinerja setelah pelatihan.
Hasil evaluasi tersebut menjadi dasar dalam menyusun program pengembangan berikutnya. Jika masih terdapat kompetensi yang perlu ditingkatkan, perusahaan dapat merancang pelatihan lanjutan agar peningkatan kemampuan berlangsung secara berkesinambungan.
Baca juga: Info In House Training SNI Peralatan Rumah Tangga dan Produk Audio Video PT Telkom Indonesia
Adakan In House Training Administrasi Perkantoran Bersama Duta Training
Perusahaan sering membutuhkan mitra pelatihan yang mampu menyesuaikan materi dengan kondisi dan target bisnis. Dalam hal ini, Duta Training dapat menjadi mitra penyelenggara In House Training Administrasi Perkantoran yang menghadirkan trainer berpengalaman serta materi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Program pelatihan dirancang agar peserta tidak hanya memahami teori, tetapi juga memperoleh pengalaman belajar melalui studi kasus dan praktik yang relevan dengan pekerjaan sehari-hari.
Jika perusahaan sedang merencanakan program pengembangan SDM, Anda dapat melihat informasi lebih lanjut mengenai layanan In House Training melalui halaman Duta Training dan berkonsultasi mengenai kebutuhan pelatihan yang paling sesuai.
Kesimpulan
Memahami cara mengadakan in house training merupakan langkah penting bagi perusahaan yang ingin menjaga kualitas kompetensi SDM di tengah perubahan dunia kerja.
Mulai dari menentukan kebutuhan pelatihan, memilih peserta, menyusun materi, menentukan trainer, hingga melakukan evaluasi, seluruh proses perlu dirancang secara sistematis agar memberikan hasil yang maksimal.
Dengan pelatihan yang tepat, staf administrasi dapat bekerja lebih efektif, produktif, dan siap menghadapi tuntutan pekerjaan yang terus berkembang.
Konsultasikan Program Sertifikasi LSP BNSP Anda
Ingin mengikuti pelatihan atau sertifikasi LSP BNSP yang sesuai dengan kebutuhan karir maupun perusahaan? Duta Training siap membantu Anda melalui program pelatihan berkualitas yang didukung trainer profesional dan berpengalaman di bidangnya.
WhatsApp: 081326106551 (Ayu)
Telp: (0274) 2875437
Instagram: @training.duta.mandiri
TikTok: @dutamandiritraini
Facebook: www.facebook.com/duta.mandiri.01
Hubungi tim Duta Training sekarang dan temukan program LSP BNSP yang tepat untuk meningkatkan kompetensi Anda.