Skill administrasi perkantoran dibutuhkan untuk menangani berbagai pekerjaan di lingkungan kantor, seperti mengelola dokumen dan data, menggunakan aplikasi perkantoran, serta berkomunikasi dengan pihak lain. Bagi calon maupun tenaga administrasi, mengenali keterampilan yang dibutuhkan dapat membantu menentukan kemampuan yang perlu dikembangkan sesuai tanggung jawab pekerjaan.
Beberapa skill berikut berkaitan langsung dengan tugas administrasi yang umum ditemui di lingkungan kerja.
Skill Administrasi Perkantoran yang Dibutuhkan di Dunia Kerja
Skill administrasi perkantoran mencakup kemampuan yang digunakan untuk menangani berbagai kebutuhan administratif di lingkungan kerja. Dalam pelaksanaan pekerjaannya, tenaga administrasi dapat berhadapan dengan dokumen, data, aplikasi, komunikasi, hingga arsip.
Kompetensi administrasi perkantoran juga memiliki skema sertifikasi profesi, database BNSP mencantumkan, antara lain, skema Staf Administrasi dan Pengelolaan Administrasi Perkantoran. Beberapa skill yang relevan untuk pekerjaan administrasi perkantoran meliputi:
-
Pengelolaan Dokumen dan Arsip
Tenaga administrasi menangani dokumen sejak diterima hingga disimpan sebagai arsip. Pekerjaannya dapat mencakup penerimaan dan pengiriman dokumen, penggandaan, serta pengelolaan arsip agar dokumen dapat digunakan kembali saat diperlukan.
-
Pengoperasian Aplikasi Perkantoran
Pekerjaan administrasi menggunakan perangkat lunak untuk membantu pembuatan dan pengelolaan dokumen maupun data secara digital. Contoh aplikasi yang dapat digunakan antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint.
-
Pengelolaan Data dan File
Pengelolaan data dan file menjadi bagian dari pekerjaan administrasi, terutama saat informasi perlu disimpan, diperbarui, atau diakses kembali. Data yang tersimpan secara digital juga perlu dikelola dengan rapi agar mudah ditemukan dan digunakan sesuai kebutuhan pekerjaan.
-
Pembuatan Dokumen
Pembuatan dokumen menjadi bagian dari pekerjaan administrasi untuk memenuhi kebutuhan dokumentasi di lingkungan kerja. Dalam kompetensi Administrasi Perkantoran Duta Training, hal ini mencakup menciptakan dokumen atau lembar kerja sederhana serta memproduksi dokumen di komputer sesuai kebutuhan pekerjaan.
-
Komunikasi Profesional
Pekerjaan administrasi sering melibatkan komunikasi dengan rekan kerja, pelanggan, atau pihak lain di luar perusahaan. Kemampuan menyampaikan informasi dengan jelas dibutuhkan saat menerima atau menyampaikan pesan, menjawab telepon, maupun menangani kebutuhan pihak yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi. Komunikasi juga membantu memastikan informasi yang diterima dan diteruskan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
-
Pelayanan kepada Pelanggan
Interaksi dengan pelanggan menjadi bagian dari pekerjaan administrasi pada posisi seperti front office, staf administrasi, dan sekretaris. Keterampilan ini mencakup memahami kebutuhan pelanggan, memberikan informasi yang diperlukan, serta merespons permintaan sesuai tanggung jawab pekerjaan. Kemampuan pelayanan juga berkaitan dengan komunikasi yang baik agar informasi dapat disampaikan dengan jelas dan kebutuhan pihak yang dilayani dapat dipahami dengan tepat.
-
Pengelolaan Peralatan Kantor
Peralatan kantor digunakan untuk menunjang berbagai aktivitas administrasi sehari-hari. Pengelolaannya mencakup penggunaan dan penanganan peralatan sesuai kebutuhan pekerjaan agar aktivitas administratif dapat berjalan dengan baik.
Manfaat Skill Administrasi Perkantoran bagi Operasional Perusahaan
Penguasaan skill administrasi perkantoran dapat mendukung berbagai kebutuhan operasional, seperti:
- Mempermudah pengelolaan dokumen dan arsip agar informasi dapat disimpan dan ditemukan kembali saat dibutuhkan.
- Mempercepat akses dan pengelolaan data yang digunakan dalam pekerjaan administratif.
- Mengurangi penggunaan dokumen fisik melalui pengelolaan dokumen dan data secara digital.
- Memudahkan pertukaran informasi antara tenaga administrasi, rekan kerja, pelanggan, maupun pihak terkait.
- Mendukung kelancaran pelayanan kepada pelanggan atau pihak yang membutuhkan bantuan administratif.
- Membantu penggunaan peralatan kantor sesuai kebutuhan pekerjaan sehari-hari.
Hard Skill dan Soft Skill dalam Administrasi Perkantoran
Skill administrasi perkantoran dapat dikelompokkan menjadi kemampuan teknis (hard skill) dan kemampuan interpersonal (soft skill). Keduanya digunakan dalam situasi kerja yang berbeda dan saling melengkapi dalam menjalankan tugas administrasi.
| Hard Skill | Soft Skill |
| Pengelolaan dokumen dan arsip | Komunikasi profesional |
| Pengoperasian aplikasi perkantoran | Pelayanan kepada pelanggan |
| Pengelolaan data dan file | Ketelitian |
| Pembuatan dokumen | Kemampuan bekerja sama |
| Pengelolaan peralatan kantor | Kemampuan beradaptasi |
Pembagian tersebut membantu melihat bahwa pekerjaan administrasi membutuhkan kombinasi kemampuan teknis dan interpersonal. Komposisinya dapat berbeda sesuai tanggung jawab posisi.
Pekerjaan yang lebih banyak berkaitan dengan dokumen dan data akan membutuhkan penguasaan teknis yang lebih kuat, sedangkan posisi yang berhubungan langsung dengan pelanggan membutuhkan kemampuan komunikasi dan pelayanan yang lebih menonjol.
Penerapan Skill Administrasi Perkantoran dalam Pekerjaan
Penerapan skill administrasi perkantoran dapat berbeda sesuai dengan posisi dan tanggung jawab yang dijalankan. Beberapa contohnya meliputi:
Staf Administrasi
Skill pengelolaan dokumen, data, file, dan aplikasi perkantoran digunakan untuk menangani berbagai kebutuhan administratif sehari-hari. Pekerjaannya dapat berkaitan dengan penerimaan dan pengiriman dokumen, pembuatan dokumen, hingga pengelolaan arsip.
Front Office
Posisi front office lebih banyak berhubungan langsung dengan pihak yang datang atau menghubungi perusahaan. Kemampuan komunikasi dan pelayanan digunakan saat memberikan informasi, menerima kebutuhan pelanggan, serta meneruskan pesan kepada pihak terkait.
Sekretaris
Sekretaris membutuhkan kombinasi keterampilan administrasi, komunikasi, dan pengelolaan dokumen untuk mendukung kebutuhan pekerjaan. Kemampuan tersebut dapat digunakan dalam menyiapkan dokumen, menangani komunikasi, dan mengelola berbagai kebutuhan administratif.
Dengan penerapan yang berbeda pada setiap posisi, pengembangan skill administrasi perkantoran dapat disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang dijalankan.
FAQ
Apa saja skill yang harus dimiliki seorang administrasi?
Beberapa skill yang relevan meliputi pengelolaan dokumen dan arsip, pengoperasian aplikasi perkantoran, pengelolaan data dan file, pembuatan dokumen, komunikasi, pelayanan kepada pelanggan, serta pengelolaan peralatan kantor. Kebutuhan skill dapat berbeda sesuai posisi dan tanggung jawab pekerjaan.
Apa saja contoh hard skill admin?
Contoh hard skill dalam pekerjaan administrasi meliputi pengelolaan dokumen dan arsip, penggunaan aplikasi perkantoran, pengelolaan data dan file, pembuatan dokumen, serta pengelolaan peralatan kantor.
Skill administrasi perkantoran dibutuhkan untuk posisi apa saja?
Skill tersebut dapat digunakan pada berbagai posisi yang memiliki tanggung jawab administratif, termasuk staf administrasi, front office, dan sekretaris. Jenis skill yang lebih banyak digunakan akan menyesuaikan tugas pada masing-masing posisi.
Kesimpulan
Skill administrasi perkantoran mencakup kemampuan dalam mengelola dokumen dan arsip, menggunakan aplikasi perkantoran, mengelola data dan file, membuat dokumen, berkomunikasi, memberikan pelayanan, serta mengelola peralatan kantor.
Kebutuhan skill tersebut dapat berbeda sesuai posisi dan tanggung jawab pekerjaan. Penguasaan hard skill dan soft skill yang relevan membantu tenaga administrasi menjalankan tugas dengan lebih baik serta mendukung kebutuhan operasional perusahaan.
Apabila Anda ingin meningkatkan kompetensi dan kredibilitas sebagai tenaga profesional, ikuti program pelatihan dan sertifikasi dari LSP BNSP Duta Training. Program yang tersedia dirancang untuk membantu peserta memahami kebutuhan industri sekaligus meningkatkan daya saing di dunia kerja. Anda juga dapat menghubungi Duta Training, LSP Terbaik langsung melalui WhatsApp.