MODERN OFFICE ADMINISTRATION AND FILLING SYSTEM
DESKRIPSI
Dalam sebuah perusahaan atau instansi,keberadaan kantor merupakan pusat system administrsi. Pengelolaan kantor yang baik dan modern (up to date) akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas bisnis perusahaan. Oleh karena itu karyawan yang terlibat dlam kegiatan administrasi harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu).
Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi agar mereka mampu mengoprasikan berbagai peralatan elektronik yang menunjang proses pengarsipan serta meningkatkan profesionalitas kerja guna meningkatkan atau memulai penerapan system Modern Office Administration & Filing System serta mengurangi Cast of Investment bagi perusahaan.
TUJUAN DAN MANFAAT
Setelah mengikuti training ini, peserta akan mampu :
- Memahami bagaimana aktivitas yang harus dilakukan perihal kantor modern
- Mengelola data atau arsip kantor secara konvensional maupun elektronik dengan baik
- Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor
MATERI
- Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
- Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
- Ruang lingkup administrasi perkantoran
- Tujuan administrasi perkantoran
- Karakteristik administrasi perkantoran modern
- Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
- Azas-azas manajemen perkantoran
- Struktur organisasi kantor
- Tata Ruang Kantor
- Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
- Azas tata ruang kantor
- Jenis tata ruang kantor
- Fasilitas kantor
- Penyusunan tata letak fasilitas kantor
- Tata lingkungan kantor
- Prinsip 5R dalam tata ruang kantor
- Korespondensi
- Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
- Bagian-bagian surat
- Format surat
- Bahasa surat
- Langkah-langkah penyusunan surat
- Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar
- Pelayanan Telepon
- Persiapan yang perlu dilakukan
- Menerima telepon
- Menelepon
- Mencatat pesan-pesan melalui telepon
- Kesalahan dalam bertelepon
- Pelayanan Tamu
- Syarat penting penerima tamu
- Catatan identitas tamu
- Pelayanan terhadap tamu
- Dokumentasi dan Pengarsipan
- Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
- Jenis arsip
- Tujuan Pengelolaan Arsip
- Penggandaan dan pendistribusian arsip
- Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
- Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
- Peminjaman arsip
- Penyusutan arsip
- Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
- Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
- Pengertian dan pentingnya SOP
- Simbol-simbol dalam SOP
- Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP
- Pengelolaan Inventarisasi
- Pengertian inventarisasi
- Pelaksanaan inventarisasi
- Mutasi barang
- Pemberian label dan kode barang
- Penghapusan barang
- Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
- Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
- Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
- Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
- Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
- Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Software untuk administrasi perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen basis data
- LAN, intranet, dan internet
Peserta
Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan
Metode :
- Presentasi
- Diskusi dan Sharing Pengalaman
Waktu & Tempat
| No | Bulan | Minggu | Tempat Pelaksanaan | ||||
| I | II | III | IV | V | |||
| 1 | Januari | 7 – 9 | 14 – 16 | 21 – 23 | 28 -30 | Yogyakarta | |
| 2 | Februari | 4 – 6 | 11 – 13 | 18 – 19 | 26 – 28 | ||
| 3 | Maret | 3 – 5 | 10 – 12 | 17 – 19 | 23 – 24 | 31 Maret – 2 April | |
| 4 | April | 7 – 9 | 14 – 16 | 21 – 23 | 28 – 30 | ||
| 5 | Mei | 5 – 6 | 12 – 14 | ||||
| 6 | Juni | 9 – 11 | 16 – 16 | 23 – 25 | 30 Juni – 2 Juli | ||
| 7 | Juli | 7 – 9 | 14 – 16 | 21 – 23 | 28 – 30 | ||
| 8 | Agustus | 4 – 6 | 11 – 13 | 18 – 19 | 25 – 27 | ||
| 9 | September | 1 – 3 | 8 – 10 | 15 – 17 | 23 – 25 | 29 Sept – 1 Okt | |
| 10 | Oktober | 6 – 8 | 13 – 15 | 20 – 22 | 27 – 28 | ||
| 11 | November | 3 – 5 | 10 – 12 | 24 – 26 | |||
| 12 | Desember | 1 – 3 | 8 – 10 | 15 – 17 | 22 – 23 | 29 – 31 | |
Instruktur
Tim Instruktur
******************************************************************
Social Media