Deskripsi
Pelatihan Electronic Filing System and Document Management adalah program yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan dalam mengelola dokumen secara digital. Dalam pelatihan ini, peserta akan mempelajari cara mengelola berbagai format file, baik itu teks, audio, maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini adalah Microsoft Office, sehingga peserta dapat menggunakan software yang sudah sangat familiar untuk praktik langsung.
Pelatihan yang membahas mengenai Sistem Pengarsipan Elektronik tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
- Mampu menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (efiling).
- Mampu menyusun prosedur, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
- Mampu menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks dan lokasi arsip elektronik.
- Mampu menjabarkan hasil audit e-filing dan menyusun langkah tindak lanjutnya.
- Memahami kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional.
Materi
- Paradigma & Filosofi
- Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
- Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
- Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
- Membahas aspek hukum & legal eFiling.
- VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.
- Sharing & Studi Kasus
- Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
- Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
- Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
- Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
- Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
- Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
- Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
- VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.
- Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
- Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
- Memahami indeks & kode arsip.
- Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
- Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
- Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
- Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
- Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
- Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
- Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling
- Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
- Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
- Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
- Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
- Quick Win 1
- Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
- Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
- VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.
- Quick Win 2
- Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
- Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
- Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
- VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
- Fraud Prevention & Risk Management
- Membahas konsep dasar manajemen resiko.
- Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
- Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
- Disaster Recovery & Business Continuity
- Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
- Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
- Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
Metode
Metode yang diberikan Diskusi, Praktek dan Studi Kasus.