Data adalah aspek penting yang harus dapat dimaksimalkan oleh perusahaan. Hal ini wajar mengingat data yang dikelola dengan baik akan melahirkan interpretasi data yang lebih baik pula. Informasi yang diberikan oleh divisi data kepada divisi perusahaan lain yang berkaitan dengan operasional dan eksekusi menjadi lebih berkualitas.
Proses pengambilan keputusan menjadi lebih matang, berdasarkan fakta aktual, dan relevan dengan kebutuhan bisnis terbaru. Sayangnya, manajemen data yang baik bukanlah hal yang mudah untuk diterapkan. Ada banyak tantangan yang harus siap Anda hadapi. Salah satu dari sekian banyak tantangan tersebut akan Anda jumpai pada pengelolaan arsip.
Memang benar bahwa saat ini pengelolaan arsip di banyak perusahaan pada berbagai industri telah beralih ke model digital. Pengelolaan arsip digital ini dikenal dengan istilah digital filing. Digital filing memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan pengelolaan arsip tradisional.
Beberapa di antara banyak kelebihan tersebut seperti:
- Digital filing tidak membutuhkan ruang penyimpanan fisik khusus, seperti lemari arsip atau gudang khusus.
- Digital filing ramah lingkungan, membantu perusahaan untuk menghemat biaya operasional bisnis terutama yang berkaitan dengan biaya pengadaan ruangan khusus.
- Risiko kehilangan dan kerusakan dokumen yang diakibatkan oleh faktor fisik seperti lingkungan, contoh air, api, maupun serangga dapat diminimalisir.
- Proses pencarian data arsip menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien.
- Kolaborasi data dengan berbagai divisi dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
- Membantu perusahaan menemukan sistem kerja yang lebih efektif mendukung peningkatan produktivitas.
Lantas, apakah digital filing ini hadir tanpa tantangan berarti di dalamnya? Tentu saja tidak. Sama seperti proses manajemen data pada umumnya, digital filing juga memiliki beberapa tantangan besar yang harus Anda pahami dan atasi dengan baik.
Di dalam artikel ini, admin akan menjelaskan lebih dalam tentang apa saja tantangan digital filing yang harus Anda hadapi, terutama sesuai dengan tren bisnis terbaru. Penasaran apa saja? Simak baik-baik artikel ini ya!
Tantangan Digital Filing di Era Industri Kerja Terbaru
Terdapat empat tantangan digital filing di era industri kerja terbaru yang harus Anda pahami dan atasi dengan baik. Empat tantangan tersebut dimulai dari:
1. Automatisasi
Keharusan untuk dapat menjadikan data arsip masuk ke dalam proses otomatisasi. Perkembangan Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning yang semakin masif tentu harus dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Sayangnya, proses automatisasi data arsip ini tidak dapat dilakukan begitu saja.
Baca Juga: Bagaimana Manajemen Data Dapat Mendukung Keputusan Bisnis?
Diperlukan proses evaluasi mendalam tentang bagian-bagian dari pengelolaan arsip yang memang perlu otomatisasi dan mana yang tidak memerlukan otomatisasi sama sekali. Tentu saja AI tidak boleh menjadi pengambil keputusan akhir karena itu adalah peran yang sangat vital.
Proses adaptasi tim dalam penggunaan AI untuk sistem identifikasi, klasifikasi, pengarsipan dokumen juga harus dapat Anda perhatikan dengan baik. Tim tetap harus melakukan evaluasi hasil AI secara berkala dan detail.
2. Cloud Storage
Tantangan digital filing selanjutnya adalah mulai wajibnya penggunaan cloud storage. Memang benar bahwa digital filing tidak mengharuskan perusahaan untuk menyiapkan ruangan penyimpanan khusus yang besar.
Tetapi, digital filing yang umumnya dilakukan oleh perusahaan, masih menggunakan perangkat digital konvensional seperti komputer atau harddisk. Penyimpanan seperti ini tidak dapat diandalkan terlebih untuk proses kolaborasi data yang cepat dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
3. Keamanan Data
Tantangan berikutnya adalah keamanan data yang harus dapat perusahaan tingkatkan. Hal ini wajar mengingat semakin maju teknologi keamanan data, maka semakin maju pula teknologi untuk membobolnya.
Perusahaan harus dapat mencari sistem keamanan yang fleksibel serta mendukung proses enkripsi yang kuat. Perlu diketahui juga bahwa keamanan data juga termasuk ke dalam tantangan digital filing klasik.
4. Blockchain
Apa itu blockchain? Blockchain adalah data berukuran besar yang terdesentralisasi, data tidak disimpan pada satu server pusat, melainkan didistribusikan pada seluruh jaringan komputer (node). Konsep blockchain ini sekilas mirip dengan konsep CDN (Content Delivery Network) pada web server.
Baca Juga: Bagaimana Data yang Berkualitas? Apa Saja Dimensi & Faktor yang Memengaruhi?
Sistem penyimpanan seperti ini tentu sangat diperlukan terlebih untuk perusahaan yang telah memiliki banyak anak perusahaan atau cabang di luar kota. Sistem blockchain tentu akan memberikan perusahaan keunggulan tersendiri dalam hal fleksibilitas data arsip. Namun, perlu diingat bahwa sistem ini memerlukan dukungan keamanan yang mumpuni.
Tantangan Digital Filing Klasik
Setelah Anda mengerti apa saja tantanan digital filing modern, kini saatnya Anda untuk mengetahui tantanagn digital filing klasik. Apabila Anda memahami dengan baik tantangan klasik ini, maka kemungkinan besar Anda akan dengan mudah mengatasi tantangan digital filing bersifat modern.
Secara umum, kita dapat memahami tantangan digital filing klasik dalam empat jenis utama. Empat jenis utama tersebut dimulai dari:
1. Ketergantungan Terhadap Teknologi
Digital filing sangat bergantung kepada keberadaan teknologi yang digunakan. Kegagalan yang terjadi pada teknologi yang digunakan akan sangat memengaruhi operasional bisnis. Oleh sebab itu, penting untuk Anda memastikan perangkat digital filing yang digunakan selalu dalam kondisi prima dan memiliki banyak data backup.
2. Masalah Kompatibilitas Format
Tantangan digital filing klasik berikutnya adalah kompatibilitas format data arsip. Format data arsip yang berbeda tentu akan memberikan masalah kompatibilitas.
Masalah ini akan berimbas pada aksesibilitas data yang memerlukan waktu yang sangat lama. Oleh sebab itu penting untuk Anda menyelaraskan model data yang digunakan agar kompatibel untuk berbagai platform.
3. Sumber Daya Manusia di Divisi Data
Berikutnya adalah rendahnya kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) di divisi data. Tidak berkualitasnya SDM yang dimiliki tentu akan sangat memengaruhi kualitas data arsip. Penurunan kualitas data ini akan berimbas pada pengambilan keputusan bisnis yang tidak tepat sasaran.
4. Pemeliharaan Jangka Panjang
Tantangan digital filing klasik yang terakhir adalah pemeliharaan jangka panjang. Hal ini penting untuk perusahaan pastikan karena pengelolaan arsip akan selalu diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan perlu menetapkan batas ambang waktu yang tepat untuk data tertentu masuk ke dalam digital filing.
Selain itu, perusahaan juga dapat memastikan data tersebut selalu dapat diakses sesuai dengan pembaruan hardware atau software yang dilakukan.
Strategi Menghadapi Tantangan Digital Filing
Ada banyak strategi yang bisa Anda lakukan untuk menghadapi tantangan digital filing di atas, baik itu yang bersifat digital maupun klasik. Tetapi, secara umum Anda bisa menghadapi semua tantangan yang ada melalui tiga strategi utama.
Tiga strategi utama itu adalah:
- Beradaptasi dengan teknologi digital filing terbaru.
- Penyusunan kebijakan keamanan atau SOP (Standar Operasional Prosedur) yang relevan.
- Pemberian pelatihan dan pengembangan Sumber Daya Manusia.
Pelatihan Digital Filing Bersertifikat BNSP
Jika Anda berminat untuk menerapkan strategi terakhir, maka Anda dapat mengikutsertakan karyawannya ke dalam Pelatihan Digital Filing Bersertifikat BNSP dari Duta Training. Di pelatihan ini tim Anda akan mempelajari banyak materi penting seperti:
- Kearsipan.
- Arsip dinamis.
- Arsip aktif.
- Arsip inaktif.
- Arsip vital.
- Arsip statis.
- Model records continuity pada sistem manajemen electronic filing.
- Electronic Imaging System.
- Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam EFS.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFS software.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution Process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update Process.
- Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
- Dan lain-lain.
Untuk informasi lebih lanjut, bisa Anda dapatkan melalui tautan berikut ini: Pelatihan Digital Filing BNSP.
Kesimpulan
Inilah penjelasan lengkap tentang Tantangan Digital Filing. Apabila Anda berminat untuk mendapatkan Pelatihan Digital Filing BNSP Duta Training atau program pelatihan lainnya, silakan hubungi nomor WhatsApp Duta Training langsung.