Apa itu digital filing? Digital filing adalah proses pengarsipan dokumen yang dilakukan melalui bantuan perangkat elektronik dan digital. Digital filing hadir sebagai solusi praktis, efektif, dan efisien dibandingkan pengarsipan model tradisional.
Tujuan dari digital filing adalah menjadikan proses pengarsipan dokumen yang berawal dari penyimpanan, pencarian, pemeliharaan, dan pengelolaan menjadi lebih aman serta sistematis. Model pengarsipan modern ini mampu memberikan perusahaan banyak keuntungan. Beberapa di antara banyak keuntungan tersebut seperti:
- Menghemat biaya perusahaan terutama untuk penyediaan ruang penyimpanan khusus.
- Data arsip dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
- Dokumen tidak mudah rusak terutama dari kerusakan yang disebabkan karena faktor lingkungan seperti air, api, atau serangga.
- Mudah dikirimkan ke berbagai divisi perusahaan secara cepat dan aman.
- Dapat diakses dalam berbagai format.
- Mempercepat proses analisis data. Perusahaan bisa mendapatkan pembaruan untuk model visualisasi datanya.
- Data mudah untuk dimodifikasi. Hal ini menjadikan proses kolaborasi data berjalan fleksibel.
- Perusahaan secara tidak langsung memberikan kontribusi positif terhadap lingkungan.
Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai keuntungan digital filing ini, bisa Anda dapatkan melalui tautan di bawah:
Baca Juga: Keuntungan Digital Filing untuk Bisnis di Era Serba Cepat
Sayangnya, meskipun digital filing mampu memberikan perusahaan banyak keuntungan, bukan berarti digital filing mudah untuk diterapkan. Ada banyak tantangan yang harus Anda pahami dan atasi dengan solusi yang relevan. Beberapa di antara banyak tantangan tersebut seperti:
- Keharusan akan otomatisasi.
- Kewajiban akan ketersediaan cloud storage.
- Keamanan data yang harus selalu mengalami pembaruan.
- Data yang dapat terdesentralisasi.
- Ketergantungan terhadap teknologi.
- Masalah kompatibilitas format.
- Pemeliharaan jangka panjang.
- Kualitas SDM (Sumber Daya Manusia) yang dimiliki.
Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai tantangan digital filing, bisa Anda dapatkan melalui tautan di bawah ini:
Baca Juga: Apa Saja Tantangan Digital Filing di Era Industri Kerja Terbaru?
Di dalam artikel ini, admin akan membahas lebih jauh tentang tantangan digital filing yang terakhir berkaitan dengan SDM.
SDM Berkualitas untuk Digital Filing Itu Penting!
Ada banyak alasan mengapa keberadaan SDM (Sumber Daya Manusia) yang berkualitas penting untuk digital filing. Seperti halnya teknologi canggih, hasil yang didapatkan tetap tidak akan berkualitas atau relevan untuk sistem bisnis, jika yang mengelolanya bukanlah pengguna yang cerdas.
Teknologi canggih yang digunakan tanpa adanya evaluasi dan pengawasan ketat dari pengguna, hanya akan menciptakan rasa ketergantungan yang tinggi. Oleh sebab itu pengguna, dalam hal ini SDM memiliki peranan yang sama atau bahkan lebih penting daripada teknologi dan sistem yang digunakan.
Agar lebih mudah dipahami, di dalam artikel ini admin akan memberikan lima alasan kuat mengapa SDM berkualitas penting untuk digital filing. Lima alasan tersebut dimulai dari alasan yang pertama yakni:
1. Memengaruhi Kualitas Hasil Data yang Diberikan
Alasan pertama adalah karena keberadaan SDM yang dimiliki sebuah perusahaan untuk divisi data arsip, sangat memengaruhi kualitas data yang dihasilkan. SDM yang tidak memiliki pengetahuan yang baik terhadap keterampilan pengelolaan arsip yang memadai, tentu akan menjadikan proses permintaan dan penerimaan data menjadi lambat.
Selain itu, SDM yang tidak berkualitas umumnya membuat perusahaan sering salah menginterpretasikan data alias tidak tepat sasaran. Hal ini wajar mengingat SDM yang tidak berkualitas memiliki komunikasi yang kurang baik serta tidak efektif. Pada akhirnya ini akan berimbas kualitas data yang diperoleh oleh perusahaan.
2. Meminimalisir Kesalahan Pengelolaan Arsip
Kedua adalah SDM berkualitas yang dapat membantu perusahaan meminimalisir kesalahan pengelolaan arsip. SDM yang berkualitas tentu akan menjadikan pengelolaan data arsip berintegritas tinggi dan konsisten.
Data konsisten ini tentu akan mempercepat proses kolaborasi data. Kolaborasi data yang dilakukan menjadi lebih fleksibel tanpa harus mengkhawatirkan konsistensi data. Kesalahan lain seperti salah menaruh letak file ke dalam database, salah input, dan lain sebagainya dapat diminimalisir.
3. Membantu Perusahaan Menciptakan Sistem Keamanan yang Lebih Kuat
Berkaitan dengan dua alasan sebelumnya, adalah perusahaan yang dapat mudah menjalankan sistem keamanan yang lebih kuat. Perusahaan tidak perlu lagi memperbarui SOP (Standar Operasional Prosedur) sesering mungkin demi dapat dimengerti SDM yang dimiliki.
Data arsip yang tersimpan secara digital hanya dapat diakses oleh pihak yang benar-benar berwenang. Keberadaan penyusup, baik digital maupun fisik, dapat diminimalkan.
4. Mempercepat Adaptasi Teknologi dan Inovasi Sistem
Alasan berikutnya mengapa SDM berkualitas penting dalam proses digital filing adalah kemampuannya untuk beradaptasi dengan teknologi baru secara cepat dan tepat.
Dalam lingkungan bisnis modern, perkembangan teknologi pengarsipan digital berlangsung sangat cepat, mulai dari pembaruan fitur, integrasi AI, otomasi workflow, hingga sistem keamanan berbasis enkripsi tingkat lanjut. SDM yang memahami teknologi dan memiliki rasa ingin tahu tinggi tidak akan kewalahan ketika perusahaan melakukan pembaruan sistem.
5. Meningkatkan Efisiensi Bisnis
Alasan terakhir mengapa SDM berkualitas penting untuk digital filing adalah karena dapat membantu perusahaan menemukan sistem kerja yang lebih efektif dan efisien. Perusahaan dapat terbantu dalam proses pengalokasian biaya operasional, terutama untuk pengelolaan arsip.
Pelatihan Digital Filing Bersertifikat BNSP
Setelah Anda mengetahui bahwa SDM berkualitas itu penting untuk digital filing, sebagian dari Anda mungkin bertanya-tanya tentang bagaimana cara meningkatkan kualitas SDM-nya. Salah satu cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah mengikutsertakan karyawannya ke dalam Pelatihan Digital Filing Bersertifikat BNSP Duta Training.
Baca Juga: Apa itu Sertifikat BNSP Serta Manfaatnya untuk Karyawan dan Perusahaan?
Di pelatihan ini, Anda atau divisi data arsip perusahaan Anda akan mempelajari banyak materi penting seperti:
- Kearsipan.
- Arsip dinamis.
- Arsip aktif.
- Arsip inaktif.
- Arsip vital.
- Arsip statis.
- Model records continuity pada sistem manajemen electronic filing.
- Electronic Imaging System.
- Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam EFS.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFS software.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution Process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update Process.
- Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
- Dan lain-lain.
Untuk informasi lebih lanjut, bisa Anda dapatkan melalui tautan berikut ini: Pelatihan Digital Filing BNSP.
Kesimpulan
Inilah penjelasan lengkap tentang SDM berkualitas itu penting untuk digital filing. Apabila Anda berminat untuk mendapatkan Pelatihan Digital Filing BNSP Duta Training atau program pelatihan lainnya, silakan hubungi nomor WhatsApp Duta Training langsung.