Apa itu Digital Filing. Ada banyak bagian penting yang harus dapat perusahaan maksimalkan jika menjalankan sistem bisnis yang baik. Salah satunya adalah dokumentasi yang dilakukan secara berkala dan konsisten. Dokumentasi membantu perusahaan untuk melihat kembali kualitas pengambilan keputusan bisnis yang sebelumnya telah dilakukan.
Proses evaluasi inilah yang pada akhirnya membantu perusahaan mendapatkan keputusan bisnis yang jauh lebih matang untuk masalah yang sama atau masalah lain yang selaras. Proses dokumentasi ini jelas membutuhkan ketekunan dan disiplin tingkat tinggi. Tidak hanya itu saja, ketelitian dari mereka yang bekerja di bagian dokumentasi sangatlah diperlukan.
Hal ini wajar mengingat bidang ini tidak pernah mentolerir kesalahan input data, pemaknaan data, pencarian data, dan lain sebagainya. Dulu, data-data yang sudah dicatat secara manual akan dimasukkan ke dalam ruang khusus arsip di dalam perusahaan. Ruang khusus arsip perusahaan ini biasanya berisikan banyak folder fisik yang memuat data kegiatan perusahaan.
Baca Juga: Tujuan Assessment untuk Penilaian Kompetensi yang Akurat
Baik itu yang berhubungan dengan urusan internal atau eksternal dengan klien atau mitra bisnis. Proses dokumentasi atau pengarsipan seperti ini jelas tidak efektif dan efisien. Beruntungnya saat ini kita berada di era digital. Proses pengarsipan tidak lagi mengharuskan perusahaan untuk memiliki ruang arsip tersendiri.
Cukup dengan media digital, perusahaan dapat mengelola data-data yang sudah terbentuk dengan mudah, cepat, efektif dan efisien. Adapun pengarsipan yang memanfaatkan media digital dapat kita sebut sebagai e-filing atau digital filing.
Di dalam artikel ini, mimin akan menjelaskan tentang apa itu digital filing, manfaat, dan contoh implementasinya. Penasaran? Simak baik-baik artikel ini ya!
Apa itu Digital Filing?
Sesuai dengan namanya, digital filing adalah proses pengarsipan dokumen yang dilakukan melalui bantuan perangkat digital. Tujuan dari digital filing ini adalah menjadikan proses penyimpanan, pencarian, pemeliharaan, dan pengelolaan arsip menjadi lebih efisien, aman, dan sistematis.
Manfaat Digital Filing untuk Perusahaan
Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dari penerapan digital filing. Agar lebih mudah dipahami kita akan mempelajari manfaatnya dari lima kategori utama, dimulai dari:
- Efisiensi dan Kemudahan Akses. Berbeda dengan proses pengarsipan manual, digital filing tidak mengharuskan seorang individu untuk bolak balik dari satu rak data menuju rak data lainnya hanya untuk mendapatkan dokumen yang dicari. Cukup dengan mengetikkan nama dokumen di perangkat digital, Anda sudah bisa mendapatkan dokumen yang cari.
- Keamanan dan Keandalan. Manfaat kedua dari digital filing adalah mampu meningkatkan elemen keamanan dan keandalan. Sistem digital yang dikelola dengan baik akan mempersempit peluang akses data dari pihak yang tidak berwenang. Tidak hanya itu saja, sistem digital pengarsipan menjadikan risiko kerusakan, kehilangan, atau pencurian fisik hilang. Selain itu, sistem digital menjadikan perusahaan lebih mudah untuk mencegah kehilangan data permanen karena adanya sistem backup.
- Membantu Menghemat Sumber Daya. Digital filing tidak mengharuskan perusahaan untuk memiliki ruang fisik tersendiri untuk arsip. Perusahaan hanya cukup menyediakan ruang penyimpanan data berbasis digital, contohnya seperti cloud. Digital filing juga menjadikan proses kerja tidak lagi harus dilakukan di kantor. Akses data dapat dilakukan dari jarak jauh.
- Kolaborasi dan Fleksibilitas. Manfaat berikutnya adalah digital filing yang menjadikan proses kerja menjadi lebih fleksibel. Kolaborasi pengelolaan data dapat dilakukan oleh banyak orang, dalam satu waktu yang sama, berkelanjutan, dan dilakukan dari jarak jauh.
- Dukungan Lingkungan. Selanjutnya adalah digital filing yang dapat membantu perusahaan dalam memberikan dukungan pada lingkungan, terutama dalam mengurangi penggunaan kertas yang berdampak positif bagi lingkungan.
Contoh Implementasi Digital Filing
Agar Anda dapat memahami lebih dalam tentang apa itu digital filing, di sini mimin akan memberikan beberapa contoh implementasi digital filing. Mimin akan mulai contohnya dari:
- Penyampaian SPT Tahunan. Pemerintah melalui e-government telah melaksanakan konsep digital filing ini. Kita dapat melihatnya dengan jelas, salah satunya adalah dokumentasi Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) melalui situs web Direktorat Jenderal Pajak atau melalui Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP).
- Manajemen Arsip Kantor. Penggunaan software manajemen dokumen untuk proses pencatatan dapat juga dikatakan implementasi digital filing.
- Penyimpanan Data Digital. Menjadikan data dalam bentuk format dokumen digital, PDF atau .doc termasuk ke dalam implementasi digital filing. Penggunaan cloud juga merupakan implementasi digital filing.
Kesimpulan
Inilah penjelasan tentang apa itu digital filing. Dengan memahami konsep dan manfaatnya, perusahaan dapat mulai beralih dari sistem pengarsipan manual menuju sistem digital yang lebih efisien, aman, dan ramah lingkungan.
Penerapan digital filing bukan hanya membantu mempermudah pekerjaan, tetapi juga mendukung transformasi digital perusahaan agar lebih siap menghadapi tantangan bisnis modern.
Baca Juga: Apa Saja Tujuan Menjalankan CSR Bagi Perusahaan?
Apabila Anda berminat untuk mendapatkan Pelatihan dan Sertifikasi Digital Filing BNSP dari Duta Training, silakan hubungi nomor WhatsApp Duta Training: 0813-2610-6551. Pihak marketing Duta Training akan segera menghubungi Anda.