Training Sertifikasi Digital Filling

Deskripsi Training Sertifikasi Digital Filling

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Baca Juga: Mengapa Staf Perpustakaan Wajib Menguasai Digital Filling?

Records Management System disahkan dalam UU No.43/2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam PP No.28/2012. Sedangkan Electronic Filing System disahkan dalam UU No.11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam PP No.82/2012.

Di dalam sistem EFS terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnya pun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Baca Juga: Apa itu Digital Filing, Manfaat dan Contoh Implementasinya?

Apabila ke-2 metode penataan arsip di atas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

Mengapa Kompetensi Kearsipan Digital Penting?

• Transformasi digital di dunia kerja membuat pengelolaan dokumen dan arsip tidak lagi manual namun terdigitalisasi sepenuhnya sehingga kebutuhan profesional kearsipan digital meningkat signifikan di setiap organisasi baik sektor publik maupun swasta.​
• Regulasi dan standar kearsipan digital semakin ketat mengikuti peraturan pemerintah dan standar internasional sehingga tanpa kompetensi bersertifikat organisasi risiko menghadapi masalah legalitas dan audit kepatuhannya terhadap undang-undang pengelolaan arsip.​
• Efisiensi operasional meningkat drastis ketika arsip dikelola digital sistematis melalui EDMS dan prosedur scanning yang tepat sehingga seorang professional kearsipan digital dapat menghemat waktu biaya dan memperpanjang masa simpan dokumen dengan aman.​
• Daya saing profesional di pasar kerja sangat ditentukan oleh sertifikasi dan keahlian teknis yang terukur dan terakui secara formal sehingga memiliki sertifikat BNSP kearsipan digital membuka peluang karier lebih luas dan gaji yang lebih kompetitif.​
• Integrasi sistem informasi modern memerlukan tim yang mengerti prosedur alih media imaging EDMS dan kepatuhan data sehingga kompetensi teruji melalui uji kompetensi BNSP menjadi nilai tambah yang tidak dapat diabaikan dalam seleksi tim.

Material Outline Training Sertifikasi Digital Filling:

Electronic filing implementation

Session 1

• Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
• Pemaparan dari isi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :

1. Kearsipan,
2. Arsip dinamis,
3. Arsip aktif,
4. Arsip inaktif,
5. Arsip vital,
6. Arsip statis,
7. Unit pengolah,
8. Unit kearsipan,
9. Jadwal Retensi Arsip,
10. Penyusutan arsip,
11. Pemusnahan arsip,
12. Penyerahan arsip statis,
13. Pemeliharaan arsip,
14. Penggunaan arsip,
15. Pemberkasan,
16. Retensi arsip

• Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
• Contoh SOP Manajemen Kearsipan.

Session 2

• Model records continuous model pada sistem manajemen electronic filing.
• Electronic Imaging System.
• Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
• Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .pdf edited.
• Menambahkan text pada digital document.
• Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document.

Session 3

• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
• Aplikasi untuk Records Management System dalam EFS.
• Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFS software.
• Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFS.
• Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control Process.

Session 4

• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution Process.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update Process.
• Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
• Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document Microsoft Office (XP, 2003, 2007, 2010).
• Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via email langsung dari aplikasi EFS.

Fasilitas

• Sertifikat resmi dari BNSP
• Sertifikat Kehadiran
• Softcopy Materi

Waktu & Tempat

Menyesuaikan Perusahaan

Investasi & Fasilitas

• Offline Training 6.800.000
• Minimal 10 Peserta terdaftar
• Fasilitas : Sertifikat Pelatihan, Sertifikat BNSP Jika Lulus, Training Kits

Instruktur

Praktisi yang berpengalaman dan Asesor BNSP

Testimoni Klien Duta Training